Excel hiện nay là một trong những phần mềm quan trọng và phổ biến nhất đặc biệt là đối với dân công sở. Nó hữu ích trong việc thống kê số liệu và tính toán một cách chính xác hiệu quả. Trong quá trình sử dụng Excel đôi lúc người dùng cần phải chuyển dữ liệu từ các bảng cho nhau. Và để thực hiện như thế nào, chúng ta cùng tìm hiểu cách lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel sau đây.
Lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác bằng hàm Vlookup trong Excel
Vlookup là hàm phổ biến để lấy dữ liệu từ 2 bảng thuộc 2 file hoặc 2 sheet khác nhau. Hàm Vlookup có cấu trúc tổng quát như sau:
= Vlookup (Lookup_Value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])
Trong đó các thành phần trên được diễn giải như sau:
- Lookup_value là giá trị cần tìm.
- Table_array là bảng giới hạn để dò tìm, để thuận lợi phục vụ cho mục đích copy công thức có thể cố định bảng dò tìm bằng phím F4.
- Col_index_num là số thứ tự tại cột dữ liệu của bảng dò tìm.
- Range_lookup là giá trị logic với True=1 và False=0, cụ thể:
Nếu Range_lookup=1 (True): so sánh tương đối, còn nếu Range_lookup=0: so sánh chính xác.
Trong trường hợp người viết bỏ qua thành phần này trong công thức thì hàm tính sẽ tự động được coi Range_lookup=1.
Ví dụ minh họa: Bạn muốn lấy thông tin dữ liệu từ bảng 1 sang trong cột Nhóm nhân viên trong bảng 2 như hình ảnh sau đây:
Công thức Vlookup tại ô C20 được biểu diễn như sau:
=VLOOKUP(B20,$B$2:$I$15,8,0).
Trong đó Vlookup là hàm được sử dụng để lấy dữ liệu theo yêu cầu từ bảng 1 sang bảng 2.
B20 là giá trị của Mã nhân viên đang cần tìm từ bảng 1, ở đây là 988, 766, 395, 410,…
$B$2:$I$15 là bảng giới hạn dò tìm từ ô B2 đến ô I15 hay B2:I15 đã được cố định trong bảng dò tìm bằng F4. Khi đó công thức được cố định copy xuống các dòng B21, B22,… phía dưới.
8 là thứ tự của cột Nhóm nhân viên, đây là cột cần lấy dữ liệu để chuyển xuống bảng 2.
0 cho ra giá trị chính xác của Nhóm nhân viên theo Mã nhân viên, nếu người dùng chọn 1 thì sẽ trả về theo giá trị tương đối.
Lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác bằng Power Query trong Excel
Bên cạnh Vlookup quen thuộc thì người dùng còn có thể sử dụng Power Query để lấy dữ liệu. Ưu điểm của phương pháp này là khi dữ liệu của bạn quá nặng và nhiều cột, nhiều dòng, dùng Vlookup sẽ khó khăn và khá lâu.
Hơn nữa hàm Vlookup có một nhược điểm là chỉ áp dụng khi công việc chỉ được thực hiện 1 lần. Còn với Power Query, khi áp dụng tính năng này công việc sẽ được tự động hóa để áp dụng cho các lần sau.
Trong Power Query hàm được dùng là Merge có cấu trúc tương tự như Vlookup. Sau đây là một ví dụ minh họa giúp bạn hiểu thêm về hàm tính này.
Bước 1: Đưa 2 bảng cần chuyển dữ liệu là bảng 1 và 2 vào Power Query. Click vào bảng đã chọn được định dạng table, sau đó chọn lần lượt Data, Biểu tượng From Table/ Range (bên cạnh Get Data) như bảng dưới đây:
Bước 2: Cửa sổ tính năng Power Query được excel tự động mở, bạn chỉ cần Close & Load và sau đó chọn Only Create Connection, nhấn OK như hình sau:
Khi đó bạn đã tạo được Connection trong Power Query và bắt đầu thiết lập tính năng tự động trong File excel như sau:
Bước 1: Đúp chuột 2 lần vào bảng 1 hoặc bảng 2 để vào trong môi trường Power Query
Bước 2: Chọn bảng 2 và sử dụng hàm Merge Queries với cấu trúc tương tự Vlookup phía trên nhưng bạn sẽ thấy nó vượt trội hơn hẳn.
Bước 3: Trong bảng 2 chọn Mã nhân viên rồi click chọn vùng ô có giá trị tham chiếu ở bảng 1. Tiếp theo chọn cột Mã nhân viên có giá trị giống ở bảng 2.
Tại phần Join Kind click chọn Full Outer, khi đó tính năng sẽ tự động tìm kiếm toàn bộ giá trị từ bảng 1 sang bảng 2. Chọn OK để hoàn thành.
Bước 4: Lựa chọn tên cột dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm rồi nhấn OK
Bước 5: Ấn load bảng dữ liệu ra bên ngoài để hoàn tất thao tác. Khi đó thao tác tự động hóa trên file Excel của bạn đã được thiết lập.
Trong lần sử dụng tới bạn chỉ cần copy lại dữ liệu bỏ vào bảng 1 và nhấn Refresh để dữ liệu tự động cập nhật vào bảng thứ 2.
Kết luận
Trên đây là 2 cách phổ biến nhất để lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel rất hữu ích cho bạn khi làm việc văn phòng. Tùy vào mức độ nặng nhẹ của dữ liệu để lựa chọn phương pháp phù hợp. Mỗi phương pháp có một ưu điểm riêng, Vlookup có ưu điểm đơn giản dễ thực hiện, còn Power Query giúp xử lý nhanh chóng các file nặng, phức tạp.
